§ 1
Postanowienia Ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszaniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych Blue Ice Sp. z o.o. ,
a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
Zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą może być:
1) Pracownik;
2) Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3) Przedsiębiorca
4) Prokurent;
5) Wspólnik;
6) Członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej;
7) Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
8) Stażysta;
9) Praktykant;
10) Funkcjonariusz służb państwowych.

4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Takie zgłoszenie może wypełnić znamiona przestępstwa określonego w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów zagrożonego grzywną, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do 2 lat.
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika praw Obywatelskich. Zgłoszenia można dokonać pisemnie pocztą tradycyjną pod adresem: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77 00-090 Warszawa, drogą e- mail, pod adresem biurorzecznika@brpo.gov.pl lub po przez wypełnienie formularza zgłoszenia na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
Zgłoszenia zewnętrznego można również dokonać do innego organu publicznego, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia a stosowne drogi komunikacji można uzyskać na stronie internetowej Serwisu Rzeczpospolitej Polskiej https://www.gov.pl/
8. W przypadku gdy naruszenia prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Blue Ice Sp. z o.o. zachęcamy do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
9. Każdemu kto rozważa dokonanie zgłoszenia przysługuje pomoc psychologiczna lub prawna, udzielana na wniosek takiej osoby, w terminie 3 dni roboczych od złożenia wniosku z zachowaniem zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia.
§ 2
Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o :
a) Komisji ds. etyki – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z co najmniej 3 bezstronnych członków wybieranych przez zarząd spółki w drodze konkursu do których zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych takich jak weryfikowanie zgłoszenia, dalsza komunikacja z sygnalistą w tym przekazywanie informacji zwrotnej. Metodyka działań i stanowisko Komisja ds. etyki jako organ są nadrzędnie bezstronnie, a członkowie posiadają wiedzę w zakresie działalności podmiotu prawnego jakim jest Blue Ice Sp. Z o.o.;
b) Działania następcze – rozumie się przez działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia zgodnie z definicją działania następczego w art. 2 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
c) Działanie odwetowe – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Art.2 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów;
d) Informacja o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Blue Ice Sp. z o.o., o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia. Art. 2 pkt 3 ustawy o ochronie sygnalistów;
e) Informacja zwrotna – rozumie się przez to przekazywanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Art.2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów;
f) Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczania działań odwetowych. Art. 2 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów;
g) Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana. Art. 2 pkt 7
h) Osobie pomagającej w dokonywaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona. Art.2 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów.
i) Osoba powiązana z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty. Art. 2 pkt 9
j) Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą. Art. 2 pkt 16 ustawy o sygnalistach.

§ 3
Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
Katalog dziedzin wynika z art.3 ust 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
2.Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w Blue Ice Sp. z o.o. regulacji wewnętrznych w zakresie przeciwdziałania: naruszeniom bhp w miejscu pracy, awariom przemysłowym, naruszania dóbr osobistych pracowników w miejscu pracy.

§ 4
Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
a) Elektronicznie – za pośrednictwem adresu e-mail: blueice.szczurowa@gmail.com
b) Pisemnie – w zamkniętej kopercie z podpisem „zgłoszenie naruszenia” dostarczonej do skrzynki umieszczonej jadalni pracowników w Zakładzie Produkcyjnym Blue Ice Sp. z o.o. 32-820 Szczurowa, Rząchowa 3,która znajduje się poza zasięgiem monitoringu wizyjnego.
c) Ustnie za pośrednictwem dedykowanego sprawie nr telefonu:
509 223 383 oraz 696 090 035
Niezależnie od wyboru sposobu zgłoszenia, naczelną zasadą ich przyjmowania jest ochrona tożsamości sygnalisty a formy zgłoszeń wynikają z art. 26 ustawy o ochronie sygnalistów. Dbałość o tę zasadę spoczywa na powołanych członkach Komisji ds. etyki w z Zakładzie Blue Ice Sp. z o.o. a zarząd tej spółki jest zobowiązany do jej zagwarantowania.
2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej 2 członków Komisji ds. etyki zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia członek tej komisji podczas spotkania sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia tego protokołu. Podstawa prawna art.26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia skutecznych działań następczych zgłoszenie powinno zawierać:
a) Dane osobowe sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie,
b) Dane kontaktowe sygnalisty,
c) Możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia, przedstawiający stan faktyczny, który budzi wątpliwości,
d) Opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia,
e) Wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja
o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
Zakres informacji o zgłoszeniu wynika z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów określającego warunki przyznania statusu sygnalisty.
4. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo, poprzez przekazanie zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie w miejscu określonym w lokalizacji przytoczonej w § 4 punkt 1. Lit. b, niniejszej Procedury.
W przypadku zgłoszeń anonimowych z oczywistych przyczyn nie stosuje się zapisów
o przekazywaniu informacji zwrotnej ani informacji o działaniach następczych.
5. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane. Rozwiązanie to ma na celu uniknięcie rozpatrywania zgłoszeń niezasadnych.
6. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać potwierdzenie. Termin ten wynika z obowiązku określonego w art.25 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 5
Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Komisji ds. etyki, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Komisji ds. etyki kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe. Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu zakresu przedmiotowego, kontekstu związanego z pracą oraz zasadności podstaw zgłoszenia.
Moment zgłoszenia jest jednocześnie momentem przyznania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa.
2. Komisja ds. etyki może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. etyki informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania podając przyczyny, a w razie kolejnego tożsamego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, a treść zgłoszenia uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. Gdy zajdzie taka potrzeba Komisja ds. etyki może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Blue Ice Sp. z o.o. w celu złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
5. Komisja ds. etyki może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych podmiotów zewnętrznych w tym podmiotów świadczących usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja ds. etyki podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
7. Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczalnym 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Terminy wynikają z art.25 ust 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów.
8. Komisja ds. etyki nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację co jest zgodne z art. 25 ust.1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów.
§ 6
Działania następcze

1. W przypadku, gdy:
a) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Blue Ice Sp. z o.o. Komisja ds. etyki podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze.
b) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Blue Ice Sp. z o.o. Komisja ds. etyki zawiadamia organy publiczne we właściwym trybie tj. zawiadamia o możliwości popełnienia przestępstwa, wnioskuje o wszczęcie postępowania administracyjnego lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa.
c) Zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja ds. etyki oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 4 pkt 7 nie zawierała informacji wskazanych § 2 lit. f, Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście uzupełnioną informację zwrotną obejmującą taką informację. Informacja zwrotna nie zawsze musi zawierać informację o podjętych działaniach następczych, możliwe jest poinformowanie o planowanych działaniach następczych, jeżeli takie nie zostały jeszcze podjęte.
3. Komisja ds. etyki podejmuje działania następcze w celu usunięcia skutków naruszenia, ograniczenia ich lub zapobiegnięcia ich wystąpienia z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
4. Członek komisji ds. etyki może zostać wyłączony przez przewodniczącego lub na swój wniosek z podejmowania działań następczych, gdy rozpatrywane zgłoszenie dotyczy okoliczności, które mogą budzić wątpliwo w zakresie bezstronności członka Komisji ds. etyki.
§ 7
Ochrona sygnalisty
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o prace na okres próbny;
d) nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
e) nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
f) obniżenie wynagrodzenia za prace;
g) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
h) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
i) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
j) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
k) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków;
l) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub zmiana jego rozkładu;
m) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
n) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
o) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
p) mobbing;
q) dyskryminacja
r) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
s) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
t) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
u) działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
v) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub straty dochodu;
w) wyrządzenie innej straty niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
§8
Rejestr zgłoszeń
1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczonego pracownika Komisji ds. etyki.
2. Rejestr zgłoszeń zawiera:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia;
c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu sygnalisty;
e) datę dokonania zgłoszenia;
f) informację o podjętych działaniach następczych:
g) datę zakończenia sprawy.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenie dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim, bez konieczności ich rozpatrzenia.
4. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Rejestr zgłoszeń jest uregulowany w art. 29 ustawy o ochronie sygnalistów. Na podmiocie prawnym spoczywa obowiązek jego prowadzenia.
§9
Postanowienia końcowe
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd spółki Blue Ice.
2. Komisja ds. etyki nie rzadziej niż raz do roku , przekazuje Zarządowi spółki zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniami następczymi.
3. Dział kadr informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Blue Ice Sp. z o.o. o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach. Obowiązek informacyjny wynika z artykułu 24 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Dział kadr przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy. Obowiązek poinformowania ubiegających się o pracę wynika z art. 24 ust 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Informacje te będą przekazywane w naszej firmie razem z informacjami o przetwarzaniu danych osobowych.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Blue Ice Sp. z o.o. co jest zgodne z art.24 ust.5 ustawy o ochronie sygnalistów.
6. Procedura zostanie udostępniona na firmowej internetowej stronie www: blueice.com.pl w zakładce zgłaszanie nieprawidłowości.